×
Frequently asked questions

FAQ

Hier vind u een overzicht van veelgestelde vragen omtrent Ariba.

Kan ik de inkooporder afdrukken of bewaren?

De inkooporder kan worden afgedrukt en bewaard als PDF. Links boven in de inkooporder bevinden zich deze opties.

Hoe kan ik de bijlage(n) bekijken?

Vanuit de Inkooporder is er ook een kopje attachments. Hier bevinden zich links naar bijlagen.

Inkooporder voldoet niet, de prijs of leverdatum klopt niet. Wat kan ik doen?

Indien een inkooporder geen correcte prijs of leverdatum bevat kunt u contact opnemen met de purchasing assistant van Sitech Services. De purchasing assistant staat vermeld op de inkooporder met naam, telefoon en mobiel telefoonnummer. De purchasing assistant kan de inkooporder eventueel aanpassen waarna u een nieuwe versie ontvangt.

Indien de prijs niet klopt kan ook de inkooporder worden afgewezen (via de functionaliteit orderbevestiging) af te wijzen. Indien de leverdatum net klopt kan de juiste leverdatum (of deelleveringen) worden aangegeven in de orderbevestiging.

Ik kan mijn G-rekening niet invoeren

In Ariba kan maar een bankrekening ingevoerd worden. Hier vult u uw normale bankrekening in. Als u een g-rekening heeft en u heeft al reeds facturen met g-rekening ingediend is het bankrekeningnummer bij Sitech bekent. U hoeft dan niets in Ariba in te vullen.

Heeft u facturen waar een de G-rekening van toe passing is, dan moet er contractueel vastgelegd worden welk vast percentage naar de G-rekening overgemaakt moet worden. Sitech verwerkt deze gegevens in onze Masterdata, dan wordt de factuur automatisch gesplitst. Dit is echter niet zichtbaar op de Ariba factuur.

Waar voer ik mijn bankrekening nummer in?

Na het aanmelden op het Ariba platform, kun je het kopje “Bedrijfsinstellingen” kiezen. Dan krijg je een drop downmenu. Bij dit menu kun je dan kiezen voor “Overschrijvingen”.

Hier kunt u dan de bankgegevens invullen. Voor het Overschrijvingsadres vult u de adresgegevens van uw firma in. En vergeet ook niet het vinkje bij “Bankgegevens in facturen opnemen”.

Dan kunt u kiezen welke betalingsmethode u wilt hanteren. Hierbij moet gekozen worden voor “Telegrafisch overmaken”.

Daarna kunt u onder het kopje “Telegrafische overmaking” uw bankgegevens invullen. Graag het bankrekeningnummer aan elkaar zonder puntjes of streepjes invullen. Vul bij “naam filiaal”  de plaats van het filiaal in.

Waar voer ik mijn BTW nummer in?

Na het aanmelden op het Ariba platform, kun je het kopje “Bedrijfsinstellingen” kiezen. Dan krijg je een drop downmenu. Bij dit menu kun je dan kiezen voor “Elektronische factuurroutering”

Dan selecteert u “Btw-facturering en archivering”. Hier kunt u het btw nummer invullen. Graag in het zonder spaties en geen andere leestekens.

Ik krijg een e-mail dat mijn factuur niet geaccepteerd is. Wat moet ik doen?

Als u onderstaande mail heeft gekregen na het indienen van de factuur, is deze factuur niet geaccepteerd.  Bij “Rejected reason” staat uitgelegd waarom de factuur niet geaccepteerd is. U kunt dan de factuur aanpassen en opnieuw indienen.

Kan ik de betaalstatus zien in Ariba?

Nee, u kan op dit moment nog niet de betaalstatus van uw factuur zien in Ariba.

Ik heb een factuur met een G-rekening, hoe dien ik deze in?

Als u een factuur met G-rekening heeft kunt u deze als alle facturen indienen via Ariba. Uw bedrijf heeft een contact met Sitech waarin staat welk percentage naar de G-rekening wordt overgemaakt. Als u de factuur dan indient via Ariba wordt deze splitsing meteen gemaakt. U hoeft dus zelf niets aan te geven op de factuur.

Hoe moet ik een factuur voor diensten indienen?

Kies voor het maken van een standaard factuur. U kunt dan uw factuurnummer invullen en datum invullen.

Als u naar onder scrolt dan kunt u een service toevoegen aan de factuur. Zie onderstaande afbeelding

Er wordt nu een regel toegevoegd aan de factuur. Hier kunt u een beschrijving van de dienst geven, het aantal, eenheid en stukprijs. U bent niet verplicht om een uitgebreide beschrijving te geven.

Als u de dienst heeft toegevoegd hoeft u alleen nog de BTW toe te voegen aan de factuur en dan kunt u hem indienen.

Kan ik bijlagen toevoegen aan de factuur?

Ja u kan bijlagen toevoegen aan een factuur. Tijdens het maken van de factuur kunt u dit doen. Boven aan de factuur kunt u “toevoegen aan kop” selecteren hier kunt u bijlagen selecteren.

Als u dan naar onder scrolt, net boven Regelitem, kunt u bijlagen toevoegen.

Moet ik onze eigen factuur toevoegen aan de Ariba factuur?

Als u uw eigen factuur wilt toevoegen aan de Ariba mag dit, u bent dit niet verplicht te doen.

Kan ik toeslagen toevoegen aan de factuur?

Nee, u kan geen toeslagen toevoegen aan de factuur. Heeft u kosten die niet vermeld staat in de order? Dan moet u contact opnemen met de desbetreffende inkoper en hij zal deze extra kosten moeten vermelden in de order.

Hoe kan ik een credit nota indienen?

Als u een factuur wilt crediteren kan u dat op de volgende manier doen. U kiest dan voor een “Regelitemcreditnota”.

U selecteert de factuur die u wilt crediteren en dan drukt u op “Regelitemcreditnota maken”

U kunt dan het factuurnummer en datum invullen, zoals u dat bij een debet factuur ook doet. Onder “Regelitems” staat alles al voor u ingevuld en kunt u de creditnota indienen.

Hoe dien in een factuur in met BTW verlegd?

Heeft u facturen met BTW verlegd? Selecteer belastingcategorie en kies via het drop down menu Btw. Klik daarna op “toevoegen aan Opgenomen regels”.

Vul bij percentage 0 in en bij beschrijving btw verlegd. Zo weet Sitech ook dat het om een factuur gaat met btw verlegging.

Hoe kan ik BTW tarieven definiëren?

Als u de btw heeft toegevoegd aan de regel dan kunt u bij “percentage” het btw-percentage invullen dat voor u van toepassing is. U hoeft elk het getal in te vullen zijnde, 21/9 of 0.

Ik krijg een foutmelding “…btw…” bij het maken van een factuur

Selecteer belastingcategorie en kies via het drop down menu Btw. Klik daarna op “toevoegen aan Opgenomen regels”.

De btw wordt dan toegevoegd aan alle regels. U kunt bij percentage het btw tarief invullen. Let op u kunt hier het getal invullen, dus 21/9/0. Ariba berekent voor u het btw bedrag.

Ik krijg een foutmelding “…bankrekening…” bij het maken van een factuur

Sitech vereist de invoer van een bankrekening. Dit zodat Sitech kan er gecontroleerd kan worden of aan de juiste bankrekening betaald wordt. U kunt onder het kopje bedrijfsgegevens van deze FAQ vinden hoe u de gegevens moet invullen.

Is het verwerken van inkooporders verplicht via Ariba?

Ja, Sitech heeft ervoor gekozen om op één manier zijn P2P proces af te handelen, middels SAP Ariba.

Waar kan ik vragen stellen?

Voor vragen kunt u terecht op verschillende plekken:

  • Onze website onder het gedeelte “veel gestelde vragen”
  • Via het Ariba support centrum, hier vindt u instructie en andere veel gestelde vragen. Tevens is er de mogelijkheid om telefonisch vragen te stellen.
  • Via email aan purchasing.sitech@sitech.nl

Welke soorten abonnementen zijn er en waar vind ik meer informatie?

Er zijn twee soorten abonnementen:

  • Handmatig (Standaard Account)
  • Automatisch/geïntegreerd (Full Enablement)

Het standaard account is de gratis oplossing, aan het automatische/geïntegreerde account zijn abonnementskosten verbonden.

De abonnementskosten voor uw SAP Ariba account worden jaarlijks in rekening gebracht en zijn afhankelijk van het aantal documenten en uw transactievolume. 

Niveau                Documenten bij alle klantrelaties                                 Abonnementskosten

Standard             0 t/m 4                                                                              € 0

Bronze                5 t/m 24 of < 185k €                                                         € 45

Silver                  25 t/m 99 en > 185k € of gebruik van EDI, cXML             € 670

Gold                   100 t/m 499 en > 185k €                                                   € 2.000

Platinum             500 of meer en > 185k €                                                  € 4.900

Zie http://www.ariba.com/suppliers/ariba-Netwerkfulfillment/pricing/nl voor de actuele tarieven.

Waarom heeft Sitech voor Ariba gekozen?

Bij Sitech zijn we continu op zoek naar mogelijkheden voor optimalisatie van onze processen.  Binnen het P2P (Purchase to Pay) proces hebben we hiervoor SAP Ariba geïntroduceerd. Deze introductie zal de optimalisatie van de inkoopprocessen van Sitech ondersteunen en de samenwerking met onze leveranciers bevorderen.

Is een verzendnota verplicht?

Nee, het versturen van een verzendnota (pakbon) is niet verplicht, maar wel mogelijk. Dit kan via de knop ‘aanmaken verzendnota’, welke u boven aan de inkooporder vindt.

Kan ik ook een deellevering bevestigen?

Ja, dat kan. U kunt per regel aangeven welk deel van de gevraagde hoeveelheid u op de gevraagde leverdatum kunt leveren, en welk deel later komt. Onder het kopje ‘nabesteld’ kunt u aangeven welke deel van de orderregel nageleverd wordt. Onder de knop ‘details’ dient u vervolgens aan te geven op welke leverdatum de nalevering geleverd gaat worden.

Details:

Hoe kan ik de leverdatum aanpassen in de orderbevestiging?

Dit kan door, nadat u op de knop ‘aanmaken order bevestiging’ hebt geklikt, te kiezen voor de optie ‘regel items bijwerken’. U kunt nu per bestelregel de leverdatum aanpassen.

Kan ik de prijs aanpassen in de orderbevestiging?

Nee, de prijs kan niet worden aangepast in Ariba. Indien de prijs op de order incorrect is, dient u contact op te nemen met de op de order genoemde inkoper.

Is een orderbevestiging verplicht?

Ja, het versturen van een orderbevestiging is in de meeste gevallen verplicht. Hiervoor klikt u op de knop ‘aanmaken order bevestiging’, welke u boven aan de inkooporder vindt. Alléén als dit veld niet zichtbaar is, is het versturen van de orderbevestiging niet verplicht. U kunt kiezen om de hele order te bevestigen of af te wijzen. Daarnaast kunt u, bijvoorbeeld wanneer u voor één of meerdere bestelregels een andere leverdatum wenst in te dienen, de regelitems bijwerken.

Share this page

Subscribe to our digital newsletter